編碼體系在信息化工程中的應用

在現代企業管理中，編碼扮演了一個很重要的角色，在企業的研發、生產、采購、銷售等各個環節，都需要采用規定的一個或者多個字符代碼來表示一定的事與物，以便記錄、傳遞、存儲和處理，這一系列的字符代碼的集合就是編碼系統。

一、編碼簡介

任何一個企業的編碼工作，都與企業的發展速度、企業規模有著直接關系。一般來講，企業編碼是伴隨企業發展一步步建立起來的，而且企業規模越大，編碼工作就越發重要。這是因為小企業的溝通成本相對不高，而且有其他手段彌補，如現場確認、多次溝通，了解彼此的表達習慣等等。如果企業規模較大，這些彌補手段均表現出一定的局限性，而且無效溝通的成本也會越來越大，建立科學企業編碼體系的迫切性就越來越高。

企業建立編碼體系的目的：

1、對事或物進行唯一的、無二意的標識；

2、表達事或物的某些特征；

3、提高計算機系統對事務的處理能力和速度；

4、促進信息體系的自動化；

5、便于各系統間進行信息的交換和數據的傳遞；

對企業而言，編碼必須能夠事或物進行唯一標識、表達事或物的特征；只有這樣，產品的研發、生產、銷售、采購等才能以編碼作為替代，設計人員和管理人員就能夠非常直觀地從編碼上獲得產品的結構信息、特征信息以及其他隱含的信息，方便地進行產品查詢和相似性設計。

二、編碼包含的范圍

完整的編碼體系應該包含企業的每一個環節，在企業的日常事務處理中隨處可以見到編碼的身影，并非只是我們日常提到最多的物料編碼、產品編碼等，其實在生產、財務、倉庫等很多部門也都有對應的編碼體系。

1、物料編碼規則（含產品、專用件、通用件、標準件）

2、文檔命名規則

3、原材料編碼規則

4、設備編碼規則

5、辦公設備編碼

6、客戶編碼

7、企業員工編碼

………………..

當然這些編碼并不是全部都要在PDM進行管理，與PDM系統息息相關的主要是文檔編碼、產品編碼、物料編碼，也會涉及原材料編碼、設備編碼等范圍，它們在PDM系統中的應用方式基本相同，稍后我們將集中介紹一種。

三、編碼遵循的原則

企業的編碼體制的制定，需要充分考慮企業自身對編碼的需求，考慮到企業自身的特點，經過充分的調研，將企業自身的物料、文檔、原材料等進行分類整理，從這些分類中總結規律形成編碼結構。

1、唯一性：必須保證一個事或物僅賦一個代碼，一個代碼只反一個事或物; 在編碼過程要盡所能避免一物多碼或者一碼多物的現象；

2、可擴性：代碼結構能適應編碼對象不斷增加的需要，為可能的新編碼留有足夠的備用碼; 充分考慮企業的長遠發展，新的需求和新的業務的開展；

3、簡潔性：編碼位數在滿足需要的前提下應盡可能最少，以增加識別速度，減少差錯率，減少計算機處理時間和存儲空間;

4、識別性：編碼并不是要完整的表現是或物的所有特性，應盡可能反映編碼對象的主要特征，以助于記憶并便于人們了解和使用；

5、適應性：代碼設計應便于修改，以適應編碼對象特征或屬性以及其相互關系可能出現的變化;

6、穩定性：不宜頻繁變動; 編碼時要考慮其變化的可能性盡可能保持代碼系統的相對穩定;

7、規范性：編碼格式要規范化;以提高代碼的可靠性，相同類型的對象，編碼的格式近可能的相同；

在進行信息編碼時，很難做到全部滿足以上原則。但應盡量做到遵循唯一性、可擴性、適應性、穩定性等基本原則；并且信息代碼一般具有識別、分類、排序、統計等功能。

四、與PDM相結合的企業編碼

從企業自身看，很多企業在信息編碼方面缺乏經驗，在實際工作中簡單套用傳統工作模式，或者直接沿用國外的一些模式、套用其他企業的一些模式。

為便于人工解讀，部分企業在編碼中增加了大量的特征碼（如圖1），這種做法雖然讓編碼反應了更多的特性值，但導致信息系統對標識代碼的基本要求唯一性、識別性和穩定性得不到保障，使計算機快速、準確的優點難以發揮。

為了方便快速編碼，部分企業在完全采用流水碼的方式來進行編碼（如圖2），這種做法雖然提高了編碼的效率，也提高了計算的計算和處理能力，但是卻喪失了編碼的識別性，企業推出了編碼體系后，物料編碼不科學，存在一物多碼或者一碼多物的情況，編碼越用越亂。

這兩種極端的方式在企業信息化管理過程中，都或多或少給企業帶來一系列的麻煩，企業信息化工程全面開展的時候，企業購買了很多信息化系統來滿足實際的需求，在這些系統裝備到這些企業中時，因為企業的編碼體系的不合理，導致信息化的進展緩慢。

建立一套良好的編碼體制，是為企業的全面信息化工程打下良好的基礎，下面是分析一套企業的應用效果良好的編碼體系（圖3），從這個編碼中采用不同編碼字段進行區分，分別表示對象的不同特性

類別碼對企業內部所有需要編碼的事物進行統一的分類劃分。

標識碼則從事物特性的角度將同一類事物加以區分。

特征碼并不僅僅表示事物的幾何、形狀、工藝、材料等特征信息，它是一種統稱，還可以表達功能、用途、標準等信息。

流水碼是相同特性值對象的區分依據。

輔助碼則是為滿足一些特殊情況而設置的，視具體情況進行取舍。

在此編碼中編碼反映了對象的主要特征；對象編碼體系滿足唯一性、可擴展性、簡單性、識別性。

五、幾點建議

在外無統一標準，內無參考經驗的前提下，一個企業到底如何構建適合自己的編碼體系呢？筆者提出五方面建議。

1、體系化的構建企業編碼，是編碼工作的首要問題。

開展企業編碼工作應盡可能全面了解企業的情況，才有可能搭建出一套合理的編碼架構。體系化構建企業編碼體系的好處，將避免編碼實用性不足的問題，如一些公司的物料編碼應該包括供應商的，而有些產成品編碼應該包括生產工廠的，如果我們僅考慮物料，不考慮供應商、客戶，就無法進行科學編碼。

編碼工作應以物料編碼為重點，工作范圍要涉及企業運作的所有基礎信息和重復性工作，具體包括：物料（成品、半成品、原料）、供應商、客戶、制造資源、倉庫貨位、人員、部門、物料批號、序列號、單據。

2、考慮企業運作技術條件，構建面向未來的企業編碼體系。

不同的企業運作環境，如實施沒實施企業ERP系統，對企業編碼的要求也有較大差異。比如在手工條件下的機械業企業，物料的編碼則應該包括成品編碼，這樣對于專用件是非常有用的，可以很容易通過產品碼識別物料的用途，同時也可以反映出通用件之間的借用關系，即可以通過產品編碼判斷某款新產品是從哪款舊產品上借用來的。但如果對于已實施ERP系統的企業，上述好處就不存在了，這些工作均可以通過軟件查詢功能方便實現，此時物料編碼再包涵成品編碼就沒有了實際價值。

3、從用戶使用角度進行企業編碼，才能真正意義上解決編碼的實用性問題。

為保證企業編碼的實用性，必須對各崗位涉及編碼的工作內容與工作流程進行詳細調研，在如何保證調研效果的問題上，咨詢公司認為應該從兩個方面來保證：組織方面，在編碼小組的人員構成上，要考慮各相關部門的利益，編碼人員應來自于各相關部門，并熟悉所屬部門的業務，能夠代表本部門利益，并協助編碼小組進行編碼需求調研工作；現場方面，必須深入現場進行調研，如何才算深入現場，我們認為應對具體的編碼使用人員進行面對面的溝通，才有可能認識編碼的可操作性。

4、認識到物料編碼與順序碼的差異，這是企業編碼中常常忽略的一個問題。

大部分企業對物料編碼與順序碼的差異并不了解，常常混淆這兩種碼的根本性區別。

順序碼的管理意義是對某個特定成品或某個特定關鍵零部件的標識，利用該順序號可對該成品或零部件進行生命周期內跟蹤管理。順序號在產品制造完成的一瞬間生成，在生命周期內進行應用。

物料編碼則指的是某類物料的編碼，在該類物料進入企業運作環境時產生。對于產成品與半成品來說，在生成樣品時進行編制，對于物料，是進入企業物料清單時編制的。同樣以汽車來說，物料編碼則指的是某一類汽車車架，而非指的特定的某一個車架，所以說某個特定的車架，應該是有兩個編碼的，一是個車架類別號，即物料編碼，一個是車架順序號，指的是這個車架本身。

物料編碼與順序碼的應用范圍也是不同的，物料編碼主要應用于BOM管理上，指的是某類物料，應用于該類物料的預測、采購、加工、銷售、售后服務等環節，而順序碼僅應用于售后服務環節，在出廠時才登記生效。

5、注意直接用戶的意見，并根據用戶的意見進行調整。

任何一個工作，如果沒有實踐的檢驗，其可行性都是應該懷疑的，編碼工作也是一樣，無論我們調查的怎樣仔細，考慮的怎樣周全，在編碼方案實施時，必定會面臨許多實際問題，如何看待這些問題，如何根據這些問題進行調整，是影響編碼成敗的一個關鍵方面。

在對原方案的調整問題上，人們往往會走兩個極端：一是固守己見，堅決不改；二是毫無主見，怎么說怎么改。這兩種方式都是要不得的，第一種方式會使編碼體系喪失易用性，第二種方式是編碼本身的客觀性、科學性喪失，其后果也是顯而易見的。